電子帳簿保存法改正に伴うデータの保存先の準備。BUFFALO製品がオススメです。

電子帳簿保存法。

電子帳簿保存法（以下、電帳法）とは、経理のデジタル化に向け、紙での保存が義務付けられている国税関係の帳簿書類を電子データで保存することを認める法律です。令和４年(2022年)１月施行の改正法のポイントと、おすすめなデータ保存先をご紹介しながら、最適なバッファロー製品をご紹介いたします。

電帳法改正の内容

その1．令和6年(2024年)1月から電子取引データの紙保存がNGなり、電子保存が義務化される。

その2．義務化の対象は所得税・法人税を申告する全ての法人・個人事業主が対象。

その3．データの長期保存とバックアップが重要になる。

主な改正内容

電子保存の要件が大幅緩和され導入ハードルが下がった一方で、電子取引のデータの電子保存が義務化されたのが電子帳簿法改正のポイント。所得税・法人税を申告する全ての法人・個人事業主で対応が必要となります。電子取引データの保存は、改ざん防止（真実性の確保）と、すぐ探して見ることができるように（可視性の確保）しておく必要があり、対応できない場合、青色申告の承認の取り消し対象になる可能性があります。令和6年(2024年)1月1日^※から要件に従った電子保存が必要になるため事前に準備を進めておくことがオススメです。

※令和 3 年 (2021 年 )12 月の財務省令の改正（電子取引の宥恕措置の整備）に伴い、令和 4 年 (2022 年 )1 月から 2 年間の猶予が設けられました。保存に係るシステム等や社内のワークフローの整備が間に合わない等のように、納税地等の所轄税務署長がやむを得ない事情があると認め、かつ、税務調査等の際に、電子データを整然とした形式及び明瞭な状態で出力した書面の提示又は提出をすることができる場合に、猶予が適用されます。（税務署への事前申請等は不要）

要件緩和のポイント

その1．取組開始の際、税務署の事前承認が不要
その2．タイムスタンプや検索要件の緩和
その3．適正事務処理要件の廃止

要件厳格化さのポイント

その1．電子取引データの電子保存義務化
その2．データに不正があった場合の罰則規定(ペナルティ) 強化

電子取引データの保存要件

改ざん防止のための措置をとる【真実性の確保】ため、以下の措置のいずれかを行うことが要件として求められています。

・タイムスタンプの付与
・訂正・削除の履歴を残す
・訂正・削除できないシステムの利用
・改ざん防止の事務処理規程を定める

タイムスタンプの付与、訂正・削除の管理については会計ソフトや専用のソフトを導入することで対応が可能です。改ざん防止の事務処理規程を定める方法であれば新たなシステム導入は必要ありません。電子取引データの具体例としては、『電子メール添付で受け取った請求書や見積書のPDFデータ』、『インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書のデータ』、『ペーパーレスFAXで受領した請求書や領収書のデータ』が挙げられます。

電帳法対応アプリケーション「電子帳簿マネージャー」

バッファローの電子帳簿マネージャーを用いて、電子取引データの保存要件の1つである【可視性の確保】を実現します。無料で利用可能なアプリケーションのため、追加投資なしで電帳法対応の手間を解消することが可能です。バッファロー商品（NAS、外付けHDD、光学ドライブ）を利用して、電子帳簿管理が可能になりました。

※動作の保証は、バッファロー商品のみで確認済みです。

規則性を持たせたファイル名に変更する

会社名などをあらかじめアプリケーションに”設定”することで、ファイル名を統一することが可能です。”設定”は複数人で共有できるので、会社全体で会社名を統一することができます。また、取引先情報を国税庁のデータベースから取得し、登録することが可能です。本アプリケーションには「国税庁法人番号公表サイト」に登録された会社情報を検索し、取引先に設定する機能を搭載しています。こちらを利用いただくことで手動で登録する手間を軽減することができます。

ファイルの中身を見ながらファイル名の編集を行うことができる

通常、ファイルを開きながらファイル名を変更しようとすると、エラーになります。本アプリを使用すれば、ファイルを開いて内容を確認しながらファイル名の変更を行うことができます。

複数人利用時でも同じ保存先を共有できる

受領した電子取引データを個人利用のパソコンに保存していると、保存先が分散してしまい検索性が損なわれたり、故障などでデータを消失してしまうリスクがありますが、複数人利用時に保存先をNAS（ファイルサーバー）に設定することで、データ消失リスクを軽減しつつ、電子取引データを集約できます。

PDFファイルのテキスト情報表示と自動入力で作業がラクに。スキャンされた画像形式でも読み取り可能になりました。読み込んだPDFファイルから文字列を自動取得する機能を搭載しており、書類種別/取引先/金額を設定画面に自動入力することが可能です。お客様は自動入力された情報を確認し、手間なくファイル名変更が可能です。 OCR処理を利用しているため、文字列が埋め込まれていないスキャンされた画像形式のPDFファイルでも読み取ることが可能です。※自動で入力された情報はチェックいただく必要があります。

データの保存期間とバックアップの重要性

電子データを含め帳簿書類の保存期間は、法人の場合、確定申告書の提出期限翌日より7年間^※1です。そのため、長期間データを保存し続ければ、どんどんデータは大容量になっていきます。つまり、重要なのは長期間のデータ保存ができる大容量ストレージの確保です。また、システム障害や経年劣化による故障等によるデータ消失のリスクを回避するため、データのバックアップが推奨^※2されます。

※1 青色申告書を提出した事業年度で欠損金額（青色繰越欠損金）が生じた事業年度または青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失欠損金額が生じた事業年度においては、 10 年間（平成 30 年 4 月 1 日前に開始した事業年度は 9 年間）となります。※2 バックアップデータの保存は電帳法上では必須要件とはされていませんが、国税庁は「保存期間中の可視性の確保という観点から、バックアップデータを保存することが望まれる」としています。

データ保存先におすすめなNAS

信頼性が高くコストパフォーマンスに優れたNASとして、バッファローの法人様向けNAS「TeraStationシリーズ」がおすすめです。データを安心して保存でき、ペーパーレス化の実現をサポートします。電帳法で定められる保存要件を満たす運用を行った上で、データ保存先のストレージとしてTeraStationをご利用ください。電帳法や保存要件に関するご質問は、国税局の窓口へご相談ください。TeraStationは、信頼性が高く、データの長期保存も安心です。最長7年保守対応(※有償)に対応しています。さらに長時間稼働に適した「NAS専用HDD」を採用しているため耐久性も安心です。

便利な管理機能が充実

・アクセス制限機能でアクセス権限設定ができる
・ログが記録でき、データの変更履歴を残すことができる
・各種クラウドストレージサービスと連携しバックアップ可能
・ウイルスチェック機能を追加する拡張パックに対応
・リモート管理サービス「キキNavi」対応で機器管理がラク
・設定・データ移行機能で旧機種から新機種へのリプレースがカンタン
・万一の故障でも、保証期間内における軽度の論理障害なら、データ復旧を無償で対応