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医療機関でのカルテやレントゲン、投薬記録等の診療録（医療文書）などの保管。

院内での文書保管は、場所を取るだけでなく相応のシステムが無ければ増え続ける資料を管理することは難しくなります。片手間の作業になりがちですが、機密文書の管理は非常に重要な作業です。今回は、パースジャパンと協力会社が提供する文書保管を円滑にサポートするサービスをご紹介します。

医療機関内での文書管理

保管すべき情報として、経理関係文書、技術・研究資料、各種伝票、取引記録、図面等のビジネス文書を始め、カルテ・レントゲン、投薬記録等の診療録（医療文書）など、情報資産である文書（書類）は様々な種類が存在します。今回ご紹介する文書保管サービスは、セキュリティ設備の整った堅牢な倉庫での保管、集配、保存期限切れ文書の機密廃棄、Web情報管理システムなど、総合的なサービスをご提供することで、情報資産の適切な管理と、ご利用者様の管理負担軽減を実現いたします。

文書保管サービスを利用するメリット

文書管理サービスの特徴

原本の重要性・検索性、保管コストなどの観点から、保存箱・封筒・ファイル・カルテ/レントゲン単位など、保管対象の情報資産に合わせた最適な管理形態を提案します。在庫情報は独自の在庫管理システムにより管理します。入出庫時には、バーコードラベルとハンディターミナルを使った精度の高いオペレーションを実現しています。

その2.　Web情報管理システム

お客様の重要文書を一元管理する専用Webシステムです。柔軟な設定かつ充実した管理機能で、事務負担を軽減できます。Webシステムですので多額の初期投資やメンテナンスが不要で、迅速な導入が可能です。 お客様の組織形態・管理方法に適した仕様にカスタマイズして提供します。

下記でお困りのお客様は是非ご利用を検討ください。

文書の保存ルールが全社的に統一できない
保管内容や保存期限の不明な文書が多い
保存文書のセキュリティが不安
管理部門の負担が大きい
保管数量が増加し続けている
契約書、図面、GxP関連資料などの重要書類の厳格な管理ができていない

その3.　集配サービスの設定

各種文書の回収や閲覧が必要な場合は、集配サービスをご利用いただけます。ご依頼に応じてお客様の元までお引取り・お届けに伺います。地域別に独自の集配網を構築しており、原則として、ご依頼日の翌営業日の集配を行います。※地域によっては、対応不可となる場合や、宅配便等での実施となる場合もございます。

その4.　機密廃棄

保存期限が切れた文書などは、ご依頼に基づき、機密を保持したまま廃棄処理をします。また、ご希望により廃棄証明書を発行します。オフィス移転や書庫の整理などで発生する大量文書の引取廃棄も承ります。廃棄処理においては、提携先の製紙工場に持込み、原則として未開封のまま溶解処理を実施し、トイレットペーパー等へのリサイクルを行っています。

その5.　閲覧スペースの用意

専用の閲覧室を完備し、機密性の高い閲覧環境を提供します。一度に大量の検品作業を行いたいのに、オフィスではスペースが足りない・・・。そんな時には、各倉庫に設置されている「閲覧スペース」をご利用いただけます。機密性が保たれた個室で、お客様の大切な情報資産の確認作業などが行えます。

文書保管サービスの標準的なご利用サイクル

導入ご検討はパースジャパンへ

昨今、保管すべき情報は多岐にわたります。普段の業務の中、文書保管や倉庫の整理、担当者変更によるトラブルに悩まされている場合、今回ご紹介した文書管理サービスがおすすめです。片手間の作業になりがちだけれども、非常に重要な文書管理。ご自身で対応されている場合は、プロに管理をお任せしてみてはいかがでしょうか。サービスにご興味がございましたら営業担当もしくは、こちらからご相談いただきますようお願いいたします。